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jueves, 9 de junio de 2011

Tipos de secretaria.


  Secretaría Científica.


Podemos decir que es una de las Secretarías más importantes de todo congreso, pues se encarga de forma directa de las relaciones con los ponentes (comunicaciones, recepciones y envíos, traducciones, correcciones, fomentar y coordinar las actividades entre los ponentes, etc.), de la confección del programa, ya sea cultural, científico o profesional y de la mayor parte de las tareas que tengan que ver con el "contenido" del congreso.
Esta Secretaría suele contar con la ayuda del Comité Organizador y/o de un OPC (Organizador Profesional de Congresos). También se puede encargar de elaborar y proponer programas de actuación conjunta de diversos sectores o grupos de ponentes que acuden al congreso, así como de realizar estudios y/o informes sobre las ponencias presentadas, actividad de los ponentes, etc.

Secretaría Ejecutiva.

Es la que se encarga de forma general de las labores administrativas, de organización y difusión del congreso.
Entre sus principales cometidos se encuentra:
1. Todo el proceso que tiene que ver con las inscripciones (altas, bajas, modificaciones, etc.).
2. Coordinación y entrega del material referente al congreso: carpetas, identificaciones, documentación, etc.
3. Coordinación, apoyo y colaboración con el Comité Organizador.
4. Expedición de certificados, facturas, bonos y cualquier otro documento para los congresistas.
5. Información, en general, sobre el congreso, sobre otras Secretarías o Comités, etc.

Secretaría Técnica

Es el canal de comunicación entre el Comité Organizador y los asistentes al congreso, y el equipo encargado de coordinar los aspectos técnicos del congreso. Entre sus funciones podemos destacar:
1. Las contrataciones. Alojamiento de congresistas, ponentes y participantes; elección de menús, desayunos y/o "coffe break", etc.; equipos técnicos necesarios para el desarrollo de las ponencias; alquiler de salas y espacios necesarios; personal necesario para la atención de asistentes y ponentes (azafatas, auxiliares, traductores ...); etc.
2. Coordinación de los distintos servicios ofrecidos en la sede del congreso y en los establecimientos colaboradores del mismo.
3. Elaboración de presupuestos e informes sobre los recursos necesarios, recursos empleados, recursos aplicados, etc.
4. Establecimiento de partidas para las distintas áreas del congreso.
5. Visitas profesionales o de carácter científico a otros centros o lugares de interés (no turístico, pues de ello se encarga la Secretaría Social o Turística).
6. Análisis de la gestión del congreso, cierre económico y balance final de gestión.
7. Cualquier otra tarea relaciona con la parte técnica del congreso.
Generalmente, como en muchos otros apartados de un congreso, esta secretaría es gestionada por un OPC y su equipo.

Secretaría Social.


También se la denomina Secretaría Turística. Es la encargada de realizar los "programas de ocio" o sociales, tanto para los asistentes directos al congreso (congresistas y ponentes) como para sus acompañantes. Hay determinados congresos, que no tienen programas "alternativos" para los acompañantes, por lo que se supone de la asistencia solo de congresistas.
Organizan para los congresistas y ponentes: Tours-Excursiones pre y post congreso de carácter turístico. Gestiones en cuanto a medios de transporte, reserva de billetes, etc.
Para los acompañantes: Programas especiales, celebrados durante el congreso, para ocupar el tiempo de los acompañantes con actividades de tipo cultural, social y lúdico. Visitas turísticas, compras, comidas típicas, actividades deportivas, etc.
En muchas ocasiones, los profesionales del sector, OPC's, suelen fusionar o llevar a cabo las tareas de la Secretaría Técnica y Social, en una sola, generalmente, la Secretaría Técnica.

Secretaría Comercial.


En la mayor parte de los congresos se buscan actividades paralelas y una de ellas es la realización de exposiciones comerciales de productos o servicios relacionados con el tema del congreso. Sirve como muestra de presentación de productos y servicios, y también, porque no decirlo, como fuente adicional de ingresos para los organizadores del congreso.
A esta secretaría también se la puede denominar como "Secretaría de Exposición", pues como su nombre indica es la encargada de todo lo relacionado con el montaje de stands, definición de espacios, normas de uso, servicios, etc.
Entre las muchas tareas asignadas a esta secretaría podemos destacar:
1. La comercialización de espacios para la exposición. El espacio de una exposición es limitado, y por ello se comercializa alquilando "módulos" que suelen venir definidos en varios tipos: desde un módulo básico hasta espacios de varios módulos.
2. Montaje y desmontaje. Se encarga el montaje y desmontaje de los stands. Hay exposiciones que ofrecen esta posibilidad como optativa o puede ser "impuesta" a los expositores.
3. Servicios auxiliares. Los organizadores pueden aportar, servicios complementarios, como alquiler de mobiliario, iluminación, confección de lonetas, pancartas, etc., servicios de azafatas, servicios de carpintería, electricidad, etc.
4. Organización de presentaciones. Se pueden establecer horarios especiales para presentaciones de productos o servicios, realización de demostraciones, etc.
5. Cualquier otro servicio que tenga que ver con la exposición.

De que se encarga la secretaria.

 
la secretaria es la mano derecha del jefe la eficaz colaboradora que se ocupa de :
* Organizar, y en ciertos casos, asistir a reuniones
* Establecer buenos contactos telefónicos
* Redactar y presentar correctamente informes, comunicados, etc.
* Planificar su tiempo y el de su jefe
* Preparar y tratar la información adecuadamente
* Concertar, acoger y atender a las visitas
* Preparar presentaciones de productos o servicios
* Organizar los viajes de negocios, etcétera.


la secretaria ejecutiva .


la secretaria desempeña en el   presente un rol muy importante en pro de la eficacia, rendimiento, productividad del gerente. Debe contar con una serie de atributos que le permitan desempeñar su rol proactivamente,  cumplir con sus funciones, ante las nuevas exigencias que demandan las organizaciones que se  han propuesto ser exitosas,  poder cumplir éstas,  con su misión, desempeñarse adecuadamente en los nuevos escenarios que el presente exige.
Muy válido cuando se comenta, que se tenga presente que la secretaria ejecutiva,   es el brazo derecho del gerente pudiéndole sustituir en ciertos casos, incluso cuando este viaja. Lleva a cabo las funciones que le han sido delegadas, aplicando su propia iniciativa y criterio, de modo que los asuntos importantes reciban la atención necesaria, para reducir al mínimo el vacío ocasionado por la ausencia del jefe.
Es necesario  contar con conocimientos  básicos de los actuales tópicos gerenciales modernos; a fin de interpretar el lenguaje de los actuales ejecutivos, saber los fundamentos básicos que la telemática presenta en función de  un desempeño exitoso en el ejercicio funcional de la secretaria.
Haber alcanzado  un  buen crecimiento personal ,  empatía,  trato, manejo adecuado de las interrelaciones humanas, servicio al cliente, amabilidad, asertividad, presencia, seguridad, autoestima alta, responsabilidad, moral, ética, aspiraciones, superación,  creatividad, autoconocimiento de si mismo.
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